Чтобы перевести самые важные и требующие контроля рабочие процессы, в цифровое корпоративное поле компании или избавить сотрудников от рутины и повысить их эффективность, автоматизируют многие бизнес-процессы. Для этого используют специальные системы, которые решают вопросы практически по всем направлениям от документооборота до производства. Также эти системы повышают прибыль и гибкость компании на рынке — особенно в условиях быстро меняющихся показателей.
- ECM — система управления корпоративным контентом;
- BPM — система управления бизнес-процессами;
- HRM — ПО для цифровизации управления кадровыми процессами;
- ERP — система управления ресурсами и бизнес-процессами в организации;
- ИСУП — информационная система управления проектами.
Функциональные возможности некоторых классов систем пересекаются, и это не удивительно. Сложно представить процессы совсем без документов, а документы вне процессов. Поэтому многие системы расширяют перечень инструментов, выходя за рамки конкретного класса. Производители BPM заявляют, что в их продуктах предусмотрены ECM-модули, которые решают задачи по управлению контентом. В то же время системы ECM предлагают встроенный инструмент, закрывающий потребность управления бизнес-процессами.
Выбирая систему автоматизации бизнес-процессов, стоит отталкиваться от задач компании. Есть специализированные решения для проектного менеджмента, управления кадровыми процессами, ресурсами предприятия и так далее. Но внедрять под каждую задачу отдельный ИТ-продукт не только трудоемко, но и финансово невыгодно.
Более чем за 10 лет выбора и тестирования разных решений мы остановились на оптимальном варианте автоматизации на базе Bitrix24. Это универсальная база решений и процессов с no-code и low-code инструментами для гибкой адаптации помогает решить практически 100% всех бизнес задач.
Моделирование
Аналитика и описание существующей структуры компании. Проектирование новой схемы взаимодействия с помощью инструментов моделирования помогает наглядно представить все этапы и предусмотреть возможные «узкие места» в типовых маршрутах.
Исполнение
Разработка структурных задач, разработка шаблонов дел, отправка уведомлений сотрудникам, соблюдение заданной последовательности, разграничение прав доступа, управляемые сценарии сделок и многое другое. При этом большинство процессов сопровождают документы: записи справочники, распоряжения, служебные записки и т.д. Документ может появиться как на старте исполнения, так и в конце.
Контроль и мониторинг
Подключение инструментов, помогающих отследить ход запущенного процесса: какие работы ведутся в этот момент, уже выполнены или просрочены. Благодаря этому можно контролировать выполнение задач и своевременно реагировать на изменения. Прозрачность процессов гарантируют разные инструменты: список входящих и исходящих поручений с фильтрацией, возможность посмотреть переписку по задачам, история работы с контентом, списки клиентов, воронки, виджеты и роботы, виртуальные ассистенты и так далее.
Улучшение
В долгой перспективе сотрудники не всегда совершают действия только в рамках заданных процессов по множеству объективных причин и важно что мы это учитываем! Наша автоматизация строится по модульному типу и всегда доступна для быстрых изменений.
Оценить можем только ближайшие этапы работы. Сразу назвать итоговую цифру по проекту сложно, поскольку выполняется постоянное глубокое погружение в ваш бизнес и стоимость автоматизации зависит от:
- Задач, которые предстоит решить.
- Типа программного обеспечения (настраиваемая, типовая).
- Ресурсов, которые необходимы для внедрения.
Также учитываются непрямые издержки – например, время руководителя, которое затрачено на реализацию проекта; вид документации для вас(базовая или развёрнутая); количество доработок; наличие с вашей стороны выделенного специалиста и так далее.
Изучим процессы, оценим текущие задачи и боли, что можно улучшить, что упростить. Сфокусируемся на целях, определим результаты проекта, спрогнозируем бюджет и ROI. Разработаем стратегию развития после внедрения.
Сформируем таймлайн, команду проекта, сроки и техзадание. Создадим уточнённое коммерческое предложение, которое наглядно показывает срок запуска проекта, каждого этапа в отдельности, бюджет и результаты.
Последовательно согласуем и уточним требования в ходе тестирования, прототипирования и опытной эксплуатации. Доработаем и развернем решение на всю компанию. Обучим пользователей и ИТ-персонал. Проверим достижение целей проекта.
Идём по намеченному плану развития, учитывая все изменения в процессах. Развиваем, ставим новые цели и задачи. Как результат, рост отдачи от решения, его развитие вместе с бизнесом.
